Digitales Integriertes Management System (IMS) mit ARIS und Business Flows

Verkürzen Sie die Zeit für die Digitalisierung Ihres Integrierten Management Systems um 50%

Unabhängig von der Größe oder Bereich des Unternehmens, die zunehmende Herausforderung weitreichende regulatorische Anforderungen unterschiedlicher Herkunft in immer schnelleren Zyklen umzusetzen und die Nachweispflicht sicherzustellen, wird mehr und mehr zu einer kaum lösbaren Aufgabe. Durch die Einführung eines digitalen Integrierten Management Systems (IMS) gelingt dies durch das effiziente Zusammenwirken von Organisation, Rollen und Managementprozesse auf der Basis einer einheitlichen Methodik und technologischen Platform.

Integrierte Managementsysteme (IMS) führen verschiedene Managementsysteme und -prozesse, wie z. B. Qualitätsmanagement, Umweltmanagement und Arbeitsschutzmanagement in einem einzigen, vereinheitlichten Rahmen zusammen. Gut gestaltete IMS eröffnen im Unternehmen klare Vorteile, darunter

  • Verbesserte Effizienz: Doppelarbeit wird vermieden und Prozesse rationalisiert, was zu einer höheren Effizienz und Produktivität führt.

  • Bessere Einhaltung von Vorschriften: Es wird Transparenz über alle einschlägigen Vorschriften und Normen geschaffen, und so das Risiko von Bußgeldern oder anderen Strafen verringert.

  • Gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit: Transparentes Engagement für kontinuierliche Verbesserung und Nachhaltigkeit hilft, sich von Mitbewerbern abzuheben.

  • Verbesserte Beziehungen zu den Stakeholdern: Auskunftsfähigkeit und Tranparenz in Hinblick auf ihr Engagement für verantwortungsvolle Geschäftspraktiken, unterstützt die Vertrauensbildung und somit die Beziehungen zu Stakeholdern wie Kunden, Investoren und Aufsichtsbehörden.

Die Einführung eines IMS kann jedoch auch einige wichtige Herausforderungen für Unternehmen mit sich bringen, darunter

  • Änderungsmanagement: Die Integration verschiedener Managementsysteme kann erhebliche und herausfordernde Änderungen der Organisationsstrukturen, -prozesse und -kultur erfordern. Diese bedingen eine starke Managementunterstützung und reife Strategie für das Änderungsmanagement.

  • Ressourcenbeschränkungen: Die Einführung eines IMS kann erhebliche Ressourcen, einschließlich Zeit, Geld und Fachwissen, binden. Unternehmen müssen unter Umständen sorgfältig Prioritäten setzen und ihre Ressourcen entsprechend zuweisen.

  • Integration von Systemen: Die Integration verschiedener Managementsysteme kann die Integration verschiedener IT-Systeme und -Prozesse erfordern, was eine Herausforderung darstellen kann und möglicherweise spezielles Fachwissen erfordert.

  • Kommunikation und Schulung: Es kann eine große Herausforderung sein, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die mit einem IMS verbundenen Anforderungen und damit verbundenen Änderungen kennen und verstehen. Dies kann umfangreiche Kommunikations- und Schulungsmaßnahmen erfordern.

Um diese Herausforderungen zu meistern und den Erfolg einer IMS Initiative sicherzustellen, haben wir zusammen mit der Software AG, ein Paket zur Digitalisierung ihres IMS zusammengestellt. Die wesentlichen Komponenten sind:

Technische IMS Platform

ARIS als cloud basierte umfassende Plattform bietet alle notwendigen IMS Funktionen in einem System an:

  • Geschäftsprozessmanagement

  • Anforderungs- und Risikomanagement

  • Dokumentenmanagement

  • Abweichungsmanagement

  • Bestätigungsmanagement

Business Flows Referenzprozesse

Grundlage eines integrierten Managementsystems ist die Abbildung/Dokumentation aller Kernprozesse des Unternehmens. Business Flows dient hierbei als Vorlage für die Prozessarchitektur und bietet darüber hinaus eine umfassende Sammlung an Referenzprozessen (ca. 500), welche die Abbildung Ihrer Geschäftprozesse deutlich beschleunigen. Die Prozessarchitektur ermöglicht eine konsistente Abbildung aller E2E Geschäftsprozesse auf der Basis einer funktionalen Prozessbibliothek (Abb. 1).

Abbildung 1: Funktionale Prozesslandkarte und die darin enthaltenen Prozessgruppen

Integrierte Managementsystem Prozesse

Kern des IMS sind die in Ihrer Organisation zu implementierenden Managementprozesse:

Abbildung 2: Integriertes Managementsystem

Diese sind in unserem System als Vorlage schon definiert und werden entsprechend Ihrer Organisation angepasst. Die notwendigen Rollen werden hierbei mit einem im System abgebildeten Organigramm verknüpft. Es ergibt sich dadurch ein vollständig schlüssiges digitales ‘Unternehmenshandbuch’. Die Prozesse berücksichtigen hierbei die besonderen Funktionen des ARIS systems und sind auf den ‘papierlosen’, digitalen ausgerichtet.

 

Manage-to-Quality Geschäftsvorfälle

Um den wahren ‘integrierten’ Anspruch eines IMS gerecht zu werden ist es notwendig, dass die oben genannten funktionalen Bereiche und ihre Prozesse eng, als Ganzes, zusammen wirken. Dies wird durch die Gestaltung der ‘Manage-to-Quality’ Geschäftsvorfälle sichergestellt (Abb. 3). Hierbei beschreibt jeder Geschäftsvorfall einen ganz spezifischen Anwendungsfall und wie die Prozesse konkret als Wertschöpfungskette ineinander greifen.

In unserem Referenzmodell Business Flows sind die folgenden Geschäftsvorfälle zur Verbesserung abgebildet:

 

Abbildung 3: Szenarien Manage-to-Quality

Jeder Geschäftsvorfall besteht aus einer Beschreibung und einer Wertschöpfungskette, die wiederum auf einen Prozess der Bibliothek referenziert:

Abbildung 4: Manage-to- Quality

Normenkataloge als Objektbibliothek

Integrierte Managementsysteme vereinen mehrere Managementsystemschwerpunkte, wie Qualität (ISO 9001), Umwelt (ISO 14001), Energie (ISO 50001) und weitere zertifizierbare Managementsysteme (ISO 27001, ISO 45001, DSGVO) in einem zentralen übergreifenden System. Betrachtet man dabei die Überschneidungen der Systeme, kann man diese nutzen, um die einzelnen Themenschwerpunkte miteinander zu verbinden.

Business Flows bietet dazu einen einzigartigen prozess- und modellgetriebenen Ansatz, der die Verwendung von End-to-End-Geschäftsprozessen (Szenarien) und Betriebsmodellen als Hauptblaupause für die Transformation einer Organisation kombiniert.

Unternehmen, die Business Flows für ihre Transformation nutzen, erhalten ein umfassendes Toolkit (Business Transformation Cookbook), um ihre Strategie, ihr Prozessdesign und ihre Arbeitsweise zu unterstützen.

 
 

Abbildung 6: Norm ISO 9001

Vorgehensmodell und Einführungsmethodik

Unser Vorgehensmodell zur Einführung eines IMS basiert auf dem prozessorientierten Ansatzes orientiert sich an die 4 Phasen der Entdeckung der Vorbereitung, der Implementierung und der Anwendung (Abb. 7).

Die Einführungsmethodik stellt sicher, dass die normativen Anforderungen in den Geschäftsprozessen pragmatisch verankert und umgesetzt werden.

Das Ergebnis ist ein effizientes Managementsystem, in dessen Prozessen und Regelungen nachweislich alle Anforderungen der enthaltenen Normen widerspruchsfrei und ohne Redundanzen integriert sind und vereint dadurch Performance und Compliance im Tagesgeschäft.

Abbildung 7: IMS Roadmap

Getreu unserem Motto „We care, we act, we deliver!“ stehen wir Ihnen als professioneller Partner zur Seite.

Wir kümmern uns und beraten Sie individuell bei der Einführung oder Optimierung eines integrierten Managementsystems.

Wir handeln und unterstützen Sie aktiv bei der Transformation und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Wir liefern Business Flows mit Cookbook, Prozess Repository, Templates, Tools und mehr.

Finden Sie jetzt heraus, wie ein IMS Ihr Unternehmen optimieren kann. Nutzen Sie unsere langjährigen Erfahrungen und Kompetenzen für Ihre Business-Transformation und vereinbaren Sie heute noch einen kostenlosen Termin. Gerne begrüßen wir Sie auch persönlich in unseren Räumlichkeiten in Offenbach.

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